Glossaire sur la domiciliation et le milieu des centres d'affaires.

Location ponctuelle de Bureaux pouvant s’effectuer à l’heure, la ½ journée, la journée ou la semaine. Ce type de location idéale pour des entreprises domiciliées notamment dans des centres d’affaires permet de réduire les frais fixes liés à des locaux commerciaux et/ou professionnels. Ici le client ne paiera qu’en fonction de ses besoins réels.

Du télétravail occasionnel au nomadisme total, le bureau virtuel recouvre des formes variées d'aménagement du travail. Il permet d'améliorer la flexibilité et la réactivité des petites comme des grandes entreprises grâce à des services comme la domiciliation, la permanence téléphonique ou la visioconférence, aujourd'hui des outils courants qui garantissent qualité et confort de travail où que l'on se trouve en France et dans le monde.

Il s’agit d’un immeuble comportant des bureaux et des salles de réunion/formation entièrement meublés et équipés ayant pour but de recevoir à bref préavis des utilisateurs de bureaux et de salles pour une période limitée dans le temps. Les centres d’affaires proposeront également un ensemble de services annexes allant de la domiciliation à l’assistance de gestion. L’offre des centres d’affaires se caractérise par une flexibilité et une modularité extrême qui séduit de plus en plus même les grandes entreprises.

Autorisation délivrée par la préfecture, obligatoire pour tout centre de domiciliation d'entreprises, conformément à la loi du 31 décembre 1984 et à son décret d'application. Cet agrément, renouvelable, garantit le sérieux et la conformité réglementaire du domiciliataire. Les centres de domiciliation d'Espace Entreprise disposent de cet agrément préfectoral.

La mutualisation c’est la mise en commun de moyens entre plusieurs entités afin soit d’accéder à un service ou un produit inaccessible individuellement soit pour en optimiser l’usage. La mutualisation est de plus en plus en vogue du fait de la crise mais également afin de sortir le créateur/dirigeant de son isolement notamment grâce à la mise en commun de biens (copieurs, serveurs, etc.) mais également de locaux (bureaux, salles de réunion) ou de services.

La permanence téléphonique est un service permettant aux entreprises d’externaliser la réception et la gestion des appels clients. Il s’agit d’un ensemble de prestations qui s’occupe de renseigner les appelants, orienter les appels, gérer les agendas, qualifier les appels ainsi que transférer les appels.

Plateforme en ligne (guichet-entreprises.inpi.fr, gérée par l'INPI) par laquelle toutes les entreprises françaises doivent obligatoirement effectuer leurs formalités de création, modification ou cessation d'activité, en remplacement des anciens Centres de Formalités des Entreprises (CFE).

Numéro à 14 chiffres composé du SIREN (9 chiffres) suivi d'un NIC (5 chiffres), identifiant chaque établissement physique d'une entreprise. Une entreprise domiciliée dispose d'un SIRET propre à son adresse de domiciliation ; ce numéro change si l'entreprise déménage son siège social.

Mode de travail partagé au sein d'un espace ouvert et équipé, permettant à des indépendants, freelances ou petites équipes de travailler dans un cadre professionnel sans engagement de bureau privatif. Le coworking favorise les échanges et la mise en réseau entre professionnels tout en réduisant les coûts fixes liés à un local dédié.

Réunion professionnelle organisée pour un groupe (formation, convention, journée de cohésion d'équipe, lancement de produit...), généralement hors des locaux habituels de l'entreprise. Un centre d'affaires peut proposer des salles modulables, la restauration sur place et différentes configurations d'installation (U, théâtre, cocktail) adaptées au format de l'événement.

La domiciliation d’entreprise, ou domiciliation commerciale permet à toute personne désireuse de créer une activité et ce, quelque soit la forme juridique de sa société (S.A.R.L., E.U.R.L., S.A., S.C.I., S.N.C., association, artisan, commerçant, auto-entrepreneur…), d’entreprendre et de fonctionner sans locaux commerciaux ou bureaux attitrés en étant tout simplement domicilié au sein d’un centre de domiciliation à moindre coût. La domiciliation est régie par la loi du 31 décembre 1984 et le décret du 5 décembre 1985 (N°85.1280).

L'extrait Kbis est le document officiel attestant l'existence juridique d'une entreprise commerciale, délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il regroupe les informations d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) : dénomination, forme juridique, adresse du siège, numéro SIREN, activité, dirigeants. C'est la « carte d'identité » de l'entreprise, souvent demandée par les banques, clients ou fournisseurs.

Service essentiellement à destination des TPE et des entreprises artisanales. L’entreprise prestataire offrira la possibilité à l’entrepreneur de se focaliser sur son métier propre et la recherche de nouveaux clients en déléguant les tâches de gestion courante telles que la réalisation et l’envoie des devis et factures et le suivi des paiements.

Il s’agit d’un ensemble d’initiatives volontaires dans le domaine du bâtiment se caractérisant par une démarche volontaire pour tout ce qui touche au management de la qualité environnementale de la construction et/ou rénovation de bâtiments. Cette démarche s’appuie à la fois sur un système de management environnemental ainsi que la définition d’exigences environnementales dès l’origine du projet.

Label obtenu par l'agglomération de Montpellier, dont Convergence (Espace Entreprise) est partenaire. Il s'agit d'un label attribué par le NBIA (New Business Incubation Alliance), organisme de référence dans le domaine des incubateurs. L'agglomération de Montpellier est un des leaders nationaux et européens dans ce domaine.
Le parc Mermoz se situe au cœur du quartier du Millénaire, pôle de développement international qui accueille notamment l'incubateur Cap Oméga.
L'objectif de cette démarche est de faciliter l'installation d'entreprises étrangères, notamment extra-européennes, souhaitant développer leur activité sur le territoire français et européen, en s'appuyant sur la position stratégique de Montpellier au sein de l'Arc Méditerranéen.

Il s’agit d’un ensemble de services de secrétariat effectués à distance par une entreprise pour le compte d’un client. Ce type de service permet à l’entreprise cliente de réduire ses charges salariales et les contraintes liées à l’embauche, d’obtenir une collaboration immédiate avec des garanties de compétence, rapidité et disponibilité. L’avantage de ce service est également de permettre à des TPE d’avoir accès à des prestations de secrétariat même en fonction de leurs besoins limités.

Adresse administrative et juridique officielle d'une entreprise, mentionnée sur ses statuts et son extrait Kbis. C'est l'adresse de référence pour toutes les formalités légales, fiscales et postales. Une entreprise peut établir son siège social dans un centre de domiciliation comme Espace Entreprise, sans y disposer de bureaux physiques.

Numéro à 9 chiffres attribué par l'INSEE à chaque entreprise lors de son immatriculation, identifiant unique de la personne morale ou physique. Il figure sur l'extrait Kbis et reste inchangé pendant toute la vie de l'entreprise, y compris en cas de changement d'adresse ou d'activité.

Bureau fermé et exclusivement réservé à une entreprise ou un professionnel, par opposition aux espaces de coworking partagés. Meublé et équipé (fibre, mobilier, accès sécurisé), il est disponible en location courte ou longue durée et convient aux équipes recherchant confidentialité et stabilité tout en bénéficiant des services mutualisés du centre d'affaires (accueil, salles de réunion, parking).

Espace polyvalent, généralement en rez-de-chaussée avec accès direct, adapté au stockage, à l'artisanat, à la logistique légère ou à des activités mixtes bureau/entrepôt. Contrairement aux bureaux classiques, le local d'activité permet d'accueillir du matériel, des livraisons ou une activité manuelle tout en restant proche des services d'un centre d'affaires.

Trois agencements courants pour l'aménagement d'une salle de réunion ou de séminaire. La configuration « U » dispose les tables en forme de U, propice aux échanges et formations interactives. La configuration « théâtre » aligne les chaises face à l'intervenant, adaptée aux conférences et grands groupes. La configuration « cocktail » (debout, sans tables) favorise le réseautage lors d'événements informels ou de after-work.