Sous-traiter sa gestion : un moyen d’optimiser son activité

A l’heure actuelle les entreprises doivent faire preuve d’une plus grande efficacité et d’une plus grande flexibilité dans leur activité. Cela demande donc une focalisation plus grande sur le métier même de l’entreprise de la part de l’entrepreneur. Parfois cela se fait au détriment des tâches de gestion administrative mais aussi commerciale de l’entreprise.

Pour remédier à cela des services existent et sont mis à la disposition des entreprises et notamment des PME et TPE. Depuis très longtemps maintenant les cabinets comptables proposent des services de saisie des opérations comptables déchargeant ainsi le chef d’entreprise, ainsi que très souvent sa conjointe ou son conjoint, de la tenue de la comptabilité quotidienne de l’entreprise. De même depuis plusieurs années se sont développés des activités de secrétariat indépendant permettant à des entreprises disposant de ressources ou de besoins insuffisant pour embaucher une personne à temps plein de profiter tout de même des services d’une personne qualifiée, payées à la prestation.  On voit d’ailleurs de plus en plus de ce professionnel (le)s du secrétariat se spécialiser sur des secteurs d’activités très précis (bureaux d’études, architectes, bâtiment,…) ou des activités très précises (secrétariat comptable, juridique, …).

Toutefois ces services ne sont pas réellement nouveaux mais connaissent une forte croissance du fait du besoin grandissant de mutualiser les moyens. Par contre un nouveau type de service voit le jour et se développe notamment à l’intention des artisans, il s’agit de services de gestion prenant en charge la gestion des documents de gestion commerciale de l’entreprise. En effet il est possible maintenant même pour les plus petites entreprises de confier la rédaction, l’édition et l’envoi des devis, bons de commande et factures de l’entreprise. Cette partie administrative peut paraitre anecdotique pour beaucoup alors qu’il s’agit de tâches essentielles à l’activité de l’entreprise. Outre l’aspect financier ces documents vont être un vecteur de communication sur le professionnalisme et le sérieux de l’entreprise. Ainsi les sous-traiter va présenter plusieurs avantages pour le professionnel.

Prenons l’exemple de l’entreprise B qui sous-traitait ce service auprès de l’Espace Entreprise de Montpellier. Cette entreprise était une EURL spécialisée dans les travaux de terrassement et son dirigeant travaillait seul avec un camion et un tractopelle. Jusqu’à il y a quelques années il faisait lui-même ses devis, bons de commande et factures sur triplis car ne possédant pas un ordinateur. Or il s’est trouvé de plus en plus à faire des chantiers pour des grands groupes intégrés tels que Vinci, par exemple, qui lui demandaient notamment des documents et des procédures plus complexes pour lui. Face à cette demande et conscient des limites de ses compétences il a décidé de sous-traiter cette partie de gestion administrative. Ainsi une fois ce service mis en place, dans l’heure suivant la visite d’un chantier le donneur d’ordre recevait un devis par email et/ou par fax, de même que dès validation il recevait un bon de commande et la facture dans l’heure qui suivait la fin du chantier. Les avantages pour l’entreprise B ? Plus de temps pour le dirigeant pour se consacrer à sa vraie expertise et se délestant des tâches administratives courantes qui lui prenaient du temps et de l’énergie mais aussi amélioration de la réactivité de l’entreprise par rapport aux demandes des donneurs d’ordre ainsi qu’amélioration de son image en donnant l’impression d’une entreprise structurée et solide.

Si vous voulez en savoir plus sur la sous-traitance Domiciliation Montpellier

Article réalisé par Nicolas DULION

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